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Ganhe uma hora ou mais no seu dia com essas dicas de produtividade

Ganhe uma hora ou mais no seu dia com essas dicas de produtividade

Dicas de produtividade

Aprenda a bloquear tempo para dar um foco mais profundo em atividades de maior valor, tirando tarefas repetitivas da sua rotina obtendo assim mais tempo "extra" no seu dia.

Uma dica é trabalhar de forma mais inteligente e não trabalhar mais. Veja como obter uma hora ou mais de volta durante o seu dia, fazendo alguns ajustes simples na sua rotina.

Planeje com antecedência

Uma das maiores maneiras de perder produtividade é não planejando o dia de forma eficaz.

Iniciar o dia sem um plano, deixa espaço para distrações, desvios e multitarefa. Por outro lado, ao elaborar um cronograma associado às metas e prioridades, estrutura-se o tempo de forma mais eficaz.

Todos nós deveríamos reservar um tempo no final do dia para fazer uma pausa, olhar para o que está sendo solicitado para se fazer algumas semanas adiante e planejar três principais prioridades para o dia seguinte.

Antes de sair no final do dia, verifique os e-mails, o calendário e a lista de tarefas para planejar o dia seguinte. Crie uma lista das três principais prioridades sendo que uma dessas prioridades deve ser algo em que se trabalha durante o tempo de foco.

Horário de foco do cronograma

Um dos maiores assassinos da produtividade é a interrupção constante. Voltar ao que se estava trabalhando originalmente pode levar vários minutos. As interrupções custam muitas horas por dia as quais se tornam um custo astronômico para a produtividade.

A melhor maneira de combater a interrupção constante é bloquear um espaço no calendário para o tempo de foco. O tempo de foco é aquele que se pensa sobre o trabalho mais importante, de maior valor agregado. Passe o tempo pensando em prioridades maiores de negócios ou planejando um projeto do início ao fim. Desligue todas as notificações: no seu telefone, e-mail, alertas de banner, chats e Slack.

Comunique seu tempo de foco para os outros e fomente para que as demais equipes também implementem essa técnica de bloqueio de tempo em toda a empresa.  

Determine quais interrupções importam

O tempo de foco é o ideal a ser priorizado, mas o que acontece se algo aparecer e um funcionário sentir que precisa interromper seu fluxo de trabalho? Outras pessoas nos distraem mais frequentemente do que deveriam — sugando a produtividade de nossas horas de trabalho.

Discuta as "emergências" que se qualificam para uma interrupção com os colegas de trabalho, funcionários e até mesmo aqueles em sua vida pessoal, com quem você possa estar compartilhando um escritório ou espaço de convivência. 

Definir uma 'verdadeira emergência' capacita os funcionários a devolver assuntos ou atividades "fora de hora" para as pessoas que os estão interrompendo,  garantindo assim que todos tenham tempo para trabalhar suas prioridades mais importantes todos os dias.

Estabeleça expectativas claras com sua família e colegas de trabalho sobre como você planeja trabalhar ao longo do dia. Isso, por sua vez, ajuda os outros a entender como sincronizar suas prioridades com sua disponibilidade e planejar seu dia para a máxima produtividade. Lembre-se que o que funciona para uma pessoa pode não funcionar para todos: alguém pode não ser uma pessoa matinal, por exemplo, por isso respeite se o tempo de foco dela seja à tarde.

Delegar sabiamente

Delegar tarefas para outros em sua empresa é uma ótima maneira de obter mais tempo de volta no seu dia. Além disso, delegar é uma das formas mais fáceis de proporcionar desenvolvimento profissional e upskilling para seus funcionários. No entanto, é importante reconhecer o que deve ou não ser delegado aos outros.

Um projeto único que você nunca mais vai fazer é a coisa errada para delegar. Delegue tarefas demoradas e repetitivas. Para detectar essas oportunidades, observe onde vai seu tempo. Dê uma olhada de alto nível no seu e-mail e veja se você pode detectar e-mails que poderiam ser endereçados para outra pessoa, se essa pessoa recebeu treinamento e/ou possua a devida competência. 

Outra maneira de se pensar para uma delegação efetiva é a de identificar os pontos fortes e habilidades que a equipe tem que você não tem. Um de seus colaboradores tem um bom olho para o design? Coloque-o encarregado de planejar as postagens nas redes sociais; outra pessoa é ótima em edição? Dê-lhe a tarefa de revisar ou escrever sua newsletter por e-mail.

Aproveite a tecnologia

Existem toneladas de ferramentas de rastreamento de tempo e calendário que ajudam as pessoas a trabalhar de forma mais produtiva. Além de coordenar o seu dia, encontre tecnologia que permita que a equipe trabalhe em conjunto, de forma mais eficiente.

Plataformas como Microsoft 365 ou Google Workspace nos dá tempo de volta em nosso dia, permitindo que as equipes colaborem ao vivo em documentos. Em vez de gastar tempo baixando um documento, fazendo edições, salvando uma nova versão desse documento e enviando-o, sua equipe pode trabalhar na mesma versão simultaneamente. A coautoria economiza toneladas de tempo e reduz a confusão de ter várias versões do mesmo documento.

Seja realista sobre o que você pode alcançar

Dez anos atrás, com um pouco de esforço, costumávamos chegar às nossas prioridades A, B e C.  Hoje, temos sorte se conseguirmos chegar às nossas prioridades B, pois a quantidade de informação que chega a nós dobra a cada 12 a 18 meses. Não temos "mais tempo" para dar a devida atenção a tudo e nem a capacidade para fazer tudo o que costumávamos fazer. É importante aceitar essa realidade e não deixar que as prioridades C te derrube.

Ser mais realista com a dinâmica atual pode ser libertador - sabe aquele boletim que você queria ler? Pode esperar até as férias?

Aproveite, ao ser realista, para aprender a diferenciar as prioridades que são "imperdíveis" daquelas que "seria bom fazer" - estas, vão ter que esperar.

Espero que essas dicas possa auxiliá-lo na gestão de seu tempo, aumentando significativamente sua produtividade.

Polo de Liderança Sebrae
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