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O poder da comunicação em transformações ágeis

O poder da comunicação em transformações ágeis

As comunicações em torno de transformações ágeis são diferentes. Vou aqui comentar, brevemente, como os comunicadores podem se preparar e sobre o poder da comunicação.

Muitas organizações estão buscando se tornar ágeis— um termo que começou no desenvolvimento de software, mas que agora engloba distintos segmentos de negócios, na busca e esforços por trabalhar mais rápido e de forma mais eficaz em equipes construídas em torno de clientes, em vez de silos.

As comunicações em torno de transformações ágeis são diferentes das de outras transformações:

  • Ágil é uma filosofia e não uma metodologia prescritiva. A comunicação bidirecional de alta frequência se faz necessária para reunir feedback suficiente, assim como para prover o suporte em relação aos princípios e objetivos agil, conforme necessário.
  • Agilidade significa mudar de uma hierarquia fortemente verticalizada para times autogerenciáveis, o que demanda capacitar os funcionários em todos os níveis a tomar decisões, forçando os líderes a encontrar novas maneiras de influenciar e gerenciar
  • As mensagens serão diferentes. A linguagem distinta e a terminologia ágil podem ser desconcertantes ou alienantes num primeiro momento, além do que, algumas pessoas podem ser céticas sobre a necessidade de mudança e/ou se sentirem sobrecarregadas por novas formas de trabalho.
  • O tempo de ciclo é mais rápido em transformações ágeis. Mensagens e terminologia ágeis devem ser repetidamente comunicadas, para se enraizarem.

Diante dessas diferenças, como os comunicadores podem se preparar e moldar uma transformação ágil bem sucedida?

- Priorizar líderes inspiradores e mostrar como é a liderança em um mundo ágil.  Sessões dedicadas de "Pergunte-me qualquer coisa" podem ajudar os gerentes de linha de frente a entender a lógica por trás de uma abordagem. Tal sessão ajudará os líderes na mudança de uma organização fortemente hierarquizada em direção à grupos autogerenciáves, se colocando em posição mais confortável para capacitar suas equipes e "desistir" do controle.

- Comece com o porquê (propósito).  Mensagens bem-sucedidas compartilham contexto, aspirações e benefícios tangíveis. Os comunicadores devem ser honestos e transparentes ao discutir implicações para os indivíduos, incluindo o que acontece com empregos, equipes, progressão de carreira e avaliação de desempenho. Pode-se, por exemplo, realizar workshop de história de mudança para ajudar os líderes seniores a elaborar suas narrativas pessoais. Perguntas frequentes e detalhadas também são inestimáveis na preparação de líderes para comunicar lógicas e implicações para papéis individuais num contexto "ágil".

- Planeje triplicar ou quadruplicar o volume normal de comunicações — e comece cedo.  Use vários canais, materiais claros e várias vozes para garantir que o tamanho da mudança seja compreendido. Libere rapidamente conteúdo de alto nível (por exemplo, aspirações) e, posteriormente, aumente o nível de detalhes (por exemplo, configuração precisa sobre unidades ágeis). Não espere para construir o plano perfeito. Os objetivos mudarão à medida que a transformação for escalada, desde a conscientização inicial de conceitos ágeis até a criação de convicção e comprometimento nas fases subsequentes.

- Seja direto, usando uma combinação de formatos.  Pense em criar uma plataforma global escalando o ágil em toda a organização, edite vídeos de qualidade, um microsite abrangente para dar vida a conceitos e explicar o significado ágil para a organização. E, não se esqueça, o envolvimento da liderança é particularmente importante no início, para criar credibilidade.
À medida que os primeiros adotantes ganham impulso, histórias autênticas da linha de frente também ajudam na demonstração do valor e dos benefícios. 

Considere que métodos de comunicação modernos sinalizam para diferentes abordagens. Pode-se, por exemplo, fazer uma série de podcasts com especialistas internos e encorajar os funcionários a ouvir durante os intervalos.  Pense em alternativas de usar super-heróis como metáfora visual para demonstrar uma equipe ágil de especialistas trabalhando em direção a uma missão comum.

- Aplique o pensamento "MVP" e refine constantemente. Um produto mínimo viável (do inglês, Minimum Viable Product ou MVP) muitas vezes significa começar com produtos imperfeitos, depois iterar e melhorar. Reuniões diárias ou semanais e plataformas de colaboração podem permitir a tomada rápida de decisões e iterações de conteúdo. Comunicadores bem-sucedidos também coletam dados em tempo real através de pesquisas de pulso curto e feedback informal rápido, aplicando, na sequência, aprendizados ao seu trabalho.

Uma transformação ágil significa mudança para todos, incluindo líderes e comunicadores. As diretrizes acima ajudarão a colocar toda a organização na mesma página — levando a uma transição mais suave e ágil para novas formas de trabalho.

AQC - Amancio Quality Consulting
http://bit.ly/AQCwix
 

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