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O líder e seu papel na construção de rotinas criativas! Parte 1

O líder e seu papel na construção de rotinas criativas! Parte 1

Você já imaginou ler um livro onde o autor refere-se a ele como um antimanual? Então, fiquei muito curiosa com a proposta e após ler o livro, concordei com o autor que, nos tempos atuais e com as novas gerações nas organizações, é improdutivo manter manuais rígidos para rotinas de trabalho. Claro que não podemos deixar que cada um faça como e da forma que quiser, e que processos e modelos sempre existirão, mas adaptar a rotina dentro das especificações mínimas exigidas neste momento é possível e benéfico para todos.

Hoje falarei um pouco sobre como o líder pode ter uma rotina mais produtiva, menos estressante e ainda apoiar seu time a fazer a mesma coisa. Darei umas “pinceladas” retiradas do livro, Rotinas Criativas – Um antimanual de gestão do tempo para a geração pós-workaholic, do autor Alexandre Teixeira, que, aliás vale muito a pena ler.

Então vamos lá, rotinas bem projetadas servem para dois propósitos:

1-Estabelecer prioridades e alocar tempo para elas em nosso dia a dia;

2-Prover uma espécie de caminho das pedras, com indicações de onde pôr os pés a cada 24 horas, de modo a caminhar na direção desejada;

Acho importante frisar que o objetivo de reavaliar nossa rotina, além dos propósitos citados por Alexandre Teixeira, também é mudar a rotina que temos, que é praticamente movida a estresse, falta de sono e esgotamento físico, o que não é nada bom para ninguém, concorda comigo?

Vale ressaltar que a rotina ideal dependerá muito do seu estilo de vida, da empresa em que atua, pois, é preciso adaptar não apenas a rotina de trabalho, mas também a rotina do seu dia, ou seja, a rotina de sua VIDA.

Abaixo listo várias dicas para você rever sua rotina e “talvez” promover algumas mudanças. Mas lembre-se, que você como líder precisa ter a sua rotina e ainda apoiar /construir juntamente com seu time a rotina de cada um. E por favor, não monte a rotina de alguém sem que a pessoa participe da construção, pois assim a rotina pode se tornar muito ruim e ineficiente.

  1. Reavalie seus horários

Dica 1: Você trabalha das 8h às 18h, mas nestes horários você precisa de 1h ou mais para chegar no trabalho por causa do trânsito. Será que você consegue trabalhar das 9h às 17h e as horas faltantes trabalharia em casa? Talvez diminua o tempo no trânsito, menos estresse e mais equilíbrio.

 

    2. Planeje sua agenda semanal com horários de leitura de e-mail e WhatsApp

Dica 1: Não perca suas horas mais produtivas respondendo e lendo e-mails. Defina horários para isso que não exijam sua energia e criatividade. Se você gastar menos de 3 minutos para responder um e-mail, responda na hora. Se para responder, levar mais tempo, coloque na Pasta de Ações Pendentes e só responda no horário definido por você, podendo ser no fim da manhã, após o almoço ou no fim da tarde. Você saberá definir o melhor horário conforme sua dinâmica.

Dica 2: Evite enviar e-mails de trabalho antes das 8h, depois das 18h e nos finais de semana. Caso contrário, você e sua equipe poderão chegar a trabalhar 24/7 (24 horas por dia, 7 dias da semana). Para e-mails urgentes você pode marcá-lo com a seta vermelha, assim todos saberão que é urgente. Mas só para os urgentes, certo?

 

IMPORTANTE: Com a chegada da hiperconectividade, não existe mais barreira entre vida pessoal e vida profissional. Cuidado para não ficar escravo e escravizar a sua equipe, onde todos tem que ficar permanentemente de olho no smartphone.

CURIOSIDADE: Você sabia que na França existe uma lei apelidada de “direito de se desconectar”? Entrou em vigor no dia 1° de janeiro de 2017. Direito a “folga de e-mail” fora do horário de trabalho.

 

   3. Planeje sua agenda semanal e quinzenal, com o tempo e quantidade necessária para reuniões rápidas e reuniões mais complexas

Dica 1: Bloqueie sua agenda e das pessoas envolvidas em cada reunião com antecedência. Evite chamar todos os membros de sua equipe para reunião, quando o assunto é direcionado apenas a alguns membros, pois, isso gera nas pessoas, um sentimento de estar perdendo tempo.

Dica 2: Marque as agendas conforme a disponibilidade de horários das pessoas envolvidas. O fato de você acordar às 5h30 para correr, tomar seu café da manhã com a família, levar as crianças para a escola, ler as principais notícias e chegar na empresa às 8h, não significa que todos estarão às 8h em plena atividade.

 

   4. Utilize aplicativos que agilizem e facilitem sua vida diária

Dica 1: Existem bons aplicativos para planejar as atividades, disponibilizar materiais, textos, memorandos e ainda compartilhar num local onde todos possam acessar. Ferramentas gratuitas e outras pagas, como: Trello, Notesy, Pipefy, Google Drive, Dropbox, NewsMonitor e outros. Agindo assim evita que se perca horas, procurando onde está um arquivo ou um e-mail.

Dica 2: Se você cansou do WhatsApp, tente usar o Slack, uma ferramenta que integra informações, agiliza o trabalho e ajuda equipes a se organizar melhor, ideal para alguns projetos.

 

Veja o depoimento da empresária Amanda Trujillo, que faz uma gestão remota da equipe de trabalho, simplificando e controlando a rotina do dia a dia de sua empresa.

 

Relembrando que sua agenda deve ter compromissos pessoais e profissionais misturados ao longo do dia. E é isso mesmo, porque é uma vida só! Você é plural nos seus papéis, é a líder ou o líder, o executivo ou a executiva, a esposa ou o marido, a filha ou o filho, o irmão ou a irmã, o pai ou a mãe, o amigo ou a amiga. E tem que caber tudo isso na sua agenda, concorda?

E a vida é assim mesmo, tudo junto e misturado.

E que tal agora dar uma olhadinha na sua rotina?

 

Sandra Trujillo Costa

scosta@pr.sebrae.com.br

www.linkedin.com/in/sandratrujilo

 

Sou líder, e agora?

Polo de Liderança Sebrae
Sandra Trujillo Costa
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Administradora. Formação em Gestão de Negócios-FGV e Empreendedorismo-Universidade Positivo. Especialista em comportamento organizacional pela SBDG. Consultora no SEBRAE/PR e gestora em Liderança.

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